คู่มือการใช้งาน EZPrompt Payroll การประมวลผลเงินเดือน

เมื่อเข้ามาข้างในจะพบกับเมนูย่อยดังนี้ – (โดยให้กำหนดข้อมูลทีละหัวข้อจากบนลงล่าง)

เริ่มต้นที่ข้อมูลของ “นำข้อมูลเข้าเตรียมประมวลผล” สามารถทำการนำเข้าข้อมูลโดยการ import ไฟล์ข้อมูล ซึ่งสามารถนำเข้าได้ทั้งไฟล์ Excel, CSV และ Text file สามารถดาวน์โหลด Template และตัวอย่างข้อมูลได้ โดยการกด Download File ตามชนิดที่ต้องการ โดยกด  เพื่อเลือกไฟล์ที่จะนำเข้าระบบ

เมื่อเลือกไฟล์ที่จะนำเข้าระบบแล้ว กดปุ่ม  เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

สามารถ กดปุ่ม  เพื่อดูว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ ในกรณีที่ข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแสดงไว้ที่ช่องหมายเหตุ นอกจากนี้ยังสามารถทำการเพิ่มรายการข้อมูล โดยกดปุ่ม  หรือ ลบข้อมูลโดยกดปุ่ม  ได้ ในกรณีที่ข้อมูลถูกต้องทั้งหมด ให้กดปุ่ม บันทึก เพื่อนำเข้าข้อมูลเข้าระบบต่อไป

หลังจากนำข้อมูลเข้าเตรียมประมวลผลแล้ว แล้วขั้นตอนต่อมาให้ทำการ “เรียกดูข้อมูลนำเข้าเตรียมประมวลผล” โดย ให้ทำการกรอกข้อมูลให้ครบ (* หมายถึงข้อมูลที่ต้องกรอก) จากนั้นกดปุ่ม  เพื่อดูข้อมูลว่านำเข้าข้อมูลครบถ้วนหรือไม่

หลังจากที่ทำการเรียกดูข้อมูลนำเข้าเตรียมประมวลผล แล้วขั้นตอนต่อมาให้ทำการประมวลผลข้อมูล “ประมวลผลเงินเดือน” โดยทำการเลือกประมวลผลตามรอบการจ่ายที่ได้กำหนดไว้ โดยกดปุ่ม  เพื่อทำการประมวลผล หรือ ปุ่ม  ถ้าต้องการดูข้อมูลที่ประมวลผลแล้ว หรือค้นหาข้อมูลรอบการจ่ายโดยการรอบการจ่ายเงินที่ช่อง

ระบบจะทำการดึงรายชื่อพนักงานที่อยู่ในรอบการประมวลผลนั้นๆ ขึ้นมาปรากฎ สามารถทำการเลือกประมวลผล รายคนได้โดยการทำเครื่องหมาย  ที่ช่องหน้าพนักงานที่ต้องการประมวลผล หรือ กดเครื่องหมายด้านบนเพื่อเลือกประมวลทุกคน กรณีที่ต้องการเอาออกทั้งหมด ให้ทำการกด ปุ่ม  เพื่อคัดออกรายคน หรือทั้งหมด หรือ ปุ่ม  เพื่อรีเฟรชข้อมูลพนักงานใหม่หรือ ปุ่ม  เพื่อรีเฟรชข้อมูลสถานะการประมวลผล หรือ ปุ่ม  เพื่อทำการปุ่มงวดรอบการจ่ายนั้น ซึ่งเมื่อถ้าได้ทำการปิดงวดรอบนั้นๆแล้ว จะไม่สามารถประมวลผลในรอบนั้นได้อีกต่อไป (ต้องทำการปิดงวดก่อนหน้าทุกครั้ง ก่อนเริ่มการประมวลผลเงินเดือนในรอบใหม่)

หลังจากที่ทำการประมวลผลเงินเดือน แล้วขั้นตอนต่อมาให้ทำการเรียกดูข้อมูล “เรียกดูการประมวลผลเงินเดือน” โดย ให้ทำการกรอกข้อมูลให้ครบ (* หมายถึงข้อมูลที่ต้องกรอก) จากนั้นกด ปุ่ม  เพื่อเรียกดูข้อมูล ระบบจะดึงชื่อพนักงานทั้งหมดที่ได้ประมวลผลไปแล้วขึ้นมาปรากฎ จากนั้นกดปุ่ม  เพื่อดูข้อมูลผลการประมวลเงินเดือนรายบุคคล

ระบบแสดงรายละเอียดผลการประมวลเงินเดือนขึ้นมาเป็นรายบุคคล